İşlerinizi Yetiştiremiyor Musunuz? Etkili Zaman Yönetimi Tekniklerini Öğrenin

Zaman yönetimi nedir? Zaman yönetimi ile hiçbir zaman yetiştiremediğim işlere zaman bulabilir miyim? Zamanımı daha efektif kullanabilir, hayatımda önemli olan şeyler için daha fazla zamana sahip olabilir miyim? Tüm bu sorulara bu yazıda cevap bulabileceğiniz gibi zamanınızı kendiniz yönetmeyi öğrenebileceksiniz.

Gereksiz toplantılara girmediğiniz, iş arkadaşlarınızın sizi rahatsız etmediği, sosyal medya hesaplarınızdan bildirim almadığınız, her dakika maillerinizi kontrol etmediğiniz ve görevlerinizin çoğunu ertelemediğiniz bir gün hayal edin.

Hayal edemediniz değil mi?

zaman yönetimi
zamanı iyi yönetememe

Türkiye’de ortalama 70 yıl yaşayan bir kişinin zaman tahliline bir göz atın.

  • Çalışma        26.3 yıl
  • Uyku            23.3 yıl
  • Ulaşım           5.8 yıl
  • Beslenme       5.8 yıl
  • İbadet           2.9 yıl
  • Tuvalet          2.9 yıl
  • Hastalık         1.5 yıl
  • Özel Zaman 1.5 yıl

Ancak her gün bir şeyler başarmak bu kadar zor olmamalı. Gereksiz işlere zaman harcamayı bırakırsanız yani etkili zaman yönetimi kurallarını uygularsanız, bir hafta içinde ne kadar çok şey başardığınıza şaşırırsınız. Tek yapmanız gereken aşağıda verdiğim ipuçlarını ödün vermeden uygulamak. Bunu niye yapalım? Cevabı çok basit.


Çünkü zamanınız değerlidir ve bu dünyada daha değerli bir şey yoktur. 


İşte başlıyoruz…

1) Yapılacaklar listesi çıkartın

Görevlerinizi doğru bir şekilde organize ettiğinizden emin olmalısınız. Bu da yalnızca yapılacaklar listesi tutuyorsanız çalışır.

Bilgisayardan mı yoksa elle mi yapmanız önemli değil. Asıl mesele onlara liderlik etmenizdir.

Size yol boyunca birkaç ipucu vermek istiyorum:

  • Her görevi yazın
  • Bu listedeki tüm görevler için bir zaman sınırı belirleyin ve bunu ilgili görevin yanına not edin
  • Listenizdeki görevleri önceliklere göre sıralayın ve ardından adım adım ilerleyin.
yapılacaklar listesi zaman yönetimi
yapılacaklar listesi

2) Öncelikleri belirleyin

İlk ipucunda belirtildiği gibi, görevlerinizi her zaman önceliklere göre sıralamanız gerekir, böylece bunlar üzerinde adım adım çalışabilirsiniz (en önemliden en önemsize).

Bu sıralamayı yaparken şunlara dikkat edin

  • Her şeyden önce, “En büyük kurbağa”dan başlayın. Bu, günün en rahatsız edici ve yapmaktan haz almadığınız ve hep ertelemek istediğiniz görevidir.
  • Bunu, günün en önemli görevi takip eder.
  • Sonrasında önemli ve acil görevlerin sırası gelmeli.
  • Şimdi acil olmayan ama önemli (yani planlanan) görevler geliyor.
  • Günün geri kalanına, yapılması gereken daha az önemli görevleri yazabilirsiniz. Bunlar çoğunlukla idari işlerdir.
zaman yönetimi kurbağa
öncelikleri belirleme

3) Gününüzü planlayın

Aslında, bunu ilk iki zaman yönetimi ipucuyla zaten yaptık, ancak günlük planlama için hala eksik olan birkaç unsur var.

Öncelikleri doğru ayarladığınıza göre, görevlerinizi bir zaman çizelgesine koymalısınız. Bu, görevlerinizin her biri için bir zaman aralığı ayarladığınız ve bunu takvime girdiğiniz anlamına gelir.

Görevleriniz randevularınızın yanında. Bu nedenle, bir sonraki adımda ne yapılması gerektiğine ve ne kadar zaman yapmanız gerektiğine dair genel bir bakış elde edersiniz.

zaman yönetimi plan
planlama

4) Haftalık ve günlük hedeflerle çalışın

Hedefler her zaman önemli olana odaklanmanıza yardımcı olur. Yani hedefleriniz hafta boyunca ya da gün boyunca birlikte çalıştığınız ortak konu.

Bu hedefleri belirleyerek, otomatik olarak (otomatik pilot gibi) neyin önemli olduğuna odaklanırsınız. Ancak, bu hedeflerin daima yazılı olarak kaydedilmesi önemlidir.

Kullanabiliyorsanız bunu Google Chrome’un uzantısı Momentum ile yapabilirsiniz.

Hedef olmadan yeni bir hafta veya güne asla başlamamayı kural haline getirin.

momentum uygulaması
momentum uygulaması

5) Eleyin, otomatikleştirin ve yetkilendirin

Zamanınızı daha iyi yönetmek söz konusu olduğunda bu üç adım önemlidir. Dünyadaki tüm zaman yönetimi ipuçlarından, daha iyi bir tane bulamazsınız.

Her şeyden önce işe elemekle başlayın. Yararsız olan tüm görevleri, projeleri ve şeyleri listenizden eleyin. İnanın bana, eleyecek çok şey bulursunuz. Önünüzdeki listede birkaç gün içindeki görev listenizde arama yapın, aradığınızı mutlaka bulacaksınız. Sadece görevlerinizin arkasındaki anlamı sorgulayın.

İkinci adımda, mümkün olduğunca otomasyona geçin. Teknoloji çağımızda otomasyonun tanımlanması artık zor değil. Örneğin, e-posta gelen kutunuz için kurallar tanımlayabilirsiniz.

Üçüncü adım delege etmektir. Elimine edemeyeceğiniz veya otomatikleştiremeyeceğiniz görevleri sizin yapmanız zorunlu değilse, bunu kesinlikle devretmelisiniz.

Bu üç basit adımla, zaten size başıboş bir zaman aralığı verdim.

delege etmek
delege etmek

6) Rutin yapılan benzer işleri başka günlere veya zaman dilimine kaydırın

E-postalar, idari veya tekrarlı işler olsun, mümkün olduğunca bu işleri diğer önemli işlerinizin arasından çıkartın.

Ayrılan bu işler için, gün içinde (örneğin e-postalar için) veya hafta boyunca (örneğin idari işler için Cumartesi) kendi zaman sürelerinizi ayarlayın. Bu işleri bir araya toplamalı ve sadece belirli bir zamanda ilgilenmelisiniz.

dosyaların altında kalmış adam
zamanı yönetememe

7) Bekleme sürelerinde küçük işler yapın

Daha küçük görevler de sorunsuz bir şekilde yapılabilir. Örneğin, toplu taşıma, toplantı veya doktor randevusu için bekliyorsanız, bu küçük şeyleri yapmak için doğru zaman.

Bu zamanlarda, e-postaları yanıtlamayı, dosya depolamamı organize etmeyi, akıllı telefonumdaki fotoğraf belleğini boşaltmayı ve benzerlerini yapabilirsiniz. Kimi veya neyi beklemeniz gerekiyorsa, bekleme süresi en azından mantıklı kullanılmalıdır.

kucaklarında laptop olan insanlar
ara zamanları değerlendirme

8) Zaman yönetimi için yazmak yerine dikte edin

Bunu çok az kişi kullanıyor ancak zaman yönetimi açısından size zaman kazandıracağı kesin.

Ses girişi ile artık çok şey yapılabilir. İdari işlerinizde görevleri maille yazmak yerine çalışanınıza WhatsApp üzerinden sesli mesajlar gönderebilirsiniz. Bunu sadece iş hayatınız için değil, aile bireylerinize veya arkadaşlarınıza mesaj atmak yerine sesli mesaj atarak da yapabilirsiniz.

Bu sadece iki elinizi de serbest bırakmakla kalmaz, aynı zamanda yazmaktan üç kat daha hızlıdır.

ses mesjı
sesli mesaj

9) Zaman yönetimi hırsızlarına zaman vermeyin

Zaman yönetimi yaparken aynı zamanda birçok zaman hırsızı vardır: Bunlara zaman tuzakları diyoruz. Çevrenizdeki insanlar, sosyal medya uygulamaları, oyunlar, mükemmeliyetçilik ya da artık yapmamanız gereken şeyler olabilir ve sadece her zaman yaptığınız için yapıyor olabilirsiniz.

Bu tür hırsızları bulmaya çalışın ve mümkün olan en kısa sürede ortadan kaldırın. Önümüzdeki birkaç gün içinde gününüzü dikkatli bir şekilde izleyin ve hırsızları aramaya devam edin. Bazılarını bulacağınızdan eminim.

candy crush oyunu
zaman tuzakları

10) Zaman yönetimi için “Hayır” demeyi öğrenin

Evet, “Hayır” demeyi öğrenebilirsiniz. Üretken ve verimli olmak istiyorsanız ve hayattaki gerçekten önemli şeyler için daha fazla zaman istiyorsanız, bu çok önemlidir. Hayır diyemediğiniz bir iş, organizasyon veya davet her neyse, sizin tüm zaman yönetiminizi kaydıracak ve bugün içinde tamamlamayı düşündüğünüz en az bir işinizi maalesef yapamayacaksınız. Ya da fedakarlık yapıp daha fazla çalışacak veya patronunuzdan azar işiteceksiniz.

Tüm bu zaman yönetimi ipuçlarından, bu kesinlikle uygulanması en zor olanıdır. Ancak gerekli irade ile yaratılabilir.

elinde hayır yazan kadın
hayır diyebilmek

11) Bitirmek mükemmel olmaktan iyidir

Mükemmeliyetçilik birçok insanın en büyük zaman hırsızlarından biridir. Tabii, işleri iyi yapmalısın, belki de çok iyi, ama birçok alanda mükemmellik gerekli değildir. İşlerinizi kolay, iyi ve hızlı bir şekilde yapan siz, işini geç ama mükemmel yapan birinden daha iyi olacaksınız. Ve daha da önemlisi, daha iyi hissedeceksiniz.

Her zaman “bitti mükemmelden daha iyidir” ifadesini söyleyin ve bir noktada bu tutumu benimseyeceksiniz.

zaman yönetiminde iş bitirmek
hedefe ulaşmak

12) Önemli olan üzerinde çalışın

Bu tavsiyeyi muhtemelen zaman yönetimi ipuçlarıyla bağlantılı olarak birçok kez duymuşsunuzdur. Pareto prensibi (80/20 kuralı olarak da bilinir), faaliyetlerinizin % 20’sinin, size en fazla başarıyı veya en fazla sonucu getirdiğinden bahseder. Hangi aktivitelerin başarınıza katkıda bulunmadığını bilin ve bunları ortadan kaldırın.

Yani Pareto ilkesine göre, önemsiz şeyleri atlayın ve size başarı veya sonuç getiren görevlere konsantre olun!

Kendi adıma, başlamadan önce her projeyi ve her görevi, uygulamanın gerçekten gerekli olup olmadığını veya bir noktada benim için önemli görünüp görünmediğini kontrol ediyorum. Bunu genellikle görev listemi oluşturduğum her günün başında yaparım.

zaman yönetimi pareto prensibi
Pareto ilkesi

13) Zaman yönetimi için asla erteleme

Çalışmayı ertelemek, otomatik olarak birikmiş işçiliğin artmaya devam ettiği anlamına gelir. Belli bir programa göre yapılmayan erteleme, kafanızın hep meşgul olacağı anlamına gelir. Engellenmiş olduğunuz anlamına gelir, çünkü her zaman ertelenen çalışmayı aklınızda bulundurursunuz ve asla % 100 verimli çalışamazsınız. Bu nedenle, kesinlikle ertelemekten kaçınmalısınız. Erteleme yapmak zorunda iseniz de bunun için de bir planlama yapmayı tavsiye ediyorum.

saat
erteleme

Zaman yönetimi ile ilgili olarak;

Bu ipuçlarını tam olarak uygularsanız çok daha fazla boş zamanınız olacağını görürsünüz. Aileniz, arkadaşlarınız, spor, hobiler ve benzerleri gibi gerçekten önemli şeyler için daha fazla boş zaman.

Keyifli zamanlar diliyorum… 🙂

 

Kaynak: 1

İlginizi çekebilecek diğer yazılar

♥ Konuşurken Neler Söylenir? Neler Söylenmez?

♥ Geri Bildirim (Feedback) Nedir? Geri Bildirim Verme Ve Alma Teknikleri

♥ Tablodaki Esrarengiz Kafatasını Görebiliyor Musunuz?

Bu menüdeki diğer yazılar için buraya basın

Anasayfa

Abone olmak ister misiniz?

Sizi yeni yazılar çıktığında haberdar ederiz.

Abone olduğunuz için teşekkür ederiz

Sanırım bir yanlışlık oldu

3 YORUMLAR

CEVAP VER

Lütfen yorumunuzu giriniz!
Lütfen isminizi buraya giriniz